Author name: Gilberto Peverari

GESTÃO Lições Aprendidas: Ah! Se soubéssemos o que sabemos… Parte 4 Documentação organizada Elaborado por Gilberto Peverari em 18/01/2022 Nos artigos anteriores A dor do esquecimento, Identificação de uma lição e Onde nascem as lições foram apresentados os benefícios da documentação de situações relevantes vivenciadas. Nesse, veremos como organizar as informações, visando agilidade na seleção das lições úteis para uma situação a enfrentar. Durante as reuniões para exposições de experiências, é comum que surjam em maior número as que tiveram consequências negativas. De tanto conversar sobre elas, esmiuçando detalhes e causas, pode-se sentir o quanto esse estado dificulta a lembrança das experiências que tiveram resultados positivos e influencia a percepção dos ganhos obtidos. Daí se aconselhar que os eventos de coletas de lições sejam iniciados pelas que trouxeram resultados financeiros positivos, deixando as demais para a segunda etapa. É claro que, se durante essa segunda etapa alguma do primeiro tipo surgir, ela será bem-vinda. Agora daremos ênfase ao formato a ser usado para os registros das lições aprendidas, que permitem agilidade no resgate e o claro entendimento por qualquer um que as leia, independentemente da participação nos encontros de discussão e documentação. Quando se trata de uma análise do desempenho da organização ou do departamento, por exemplo, pode-se optar por registros sucintos, que é uma boa forma de se implementar o hábito de realizar essas análises: Identificação do Processo; O que fizemos de bom; Como repetir no próximo período (ano, trimestre, mês)? Ou Identificação do Processo; O que poderia ter sido melhor? Como melhorar no próximo período (ano, trimestre, mês)? Nota: Nada impede que se façam as duas análises, já que uma trata da repetição de rotinas bem-sucedidas (boas experiências) e a outra se baseia na melhoria de processos que tiveram resultados aquém do esperado (más experiências). Como discorrido no artigo anterior, tais informações poderão ser coletadas de diversas formas. O importante é que haja, de fato, um responsável por examiná-las, com autoridade para decidir o que fazer a respeito e comunicar os resultados das análises e decisões aos colaboradores. Caso não sejam divulgadas, corre-se o risco de perder o engajamento. Em gestão de projetos, muito mais informações são requisitadas, como: Cliente, Projeto, Descrição da ocorrência (Causa/Origem e Efeito), Data do registro, Impacto, Ações tomadas e Eficácia da ação. Isso é recomendado porque há questões que têm grande possibilidade de recorrência em outro projeto para o mesmo cliente ou que foram próprios de algum momento histórico. Um bom formato de descrição da ocorrência contém a causa e o efeito. A tarefa fica mais fácil se nos lembrarmos que a lição aprendida decorre de um fato, ou seja, algo que ocorreu, logo as causas podem ser apuradas, bem como as consequências. Teríamos, então, por exemplo: “Devido ao excesso de lubrificação nos trilhos, houve perda de aderência e consequente redução da velocidade da composição”. Recomenda-se o uso de palavras-chave, para facilitar a busca, quando houver possibilidade de nova ocorrência de uma situação já vivida. Para essa consolidação, pode-se utilizar uma planilha (se for eletrônica, melhor), um arquivo em texto, uma base de dados ou outro meio em que tanto a inserção de novas informações como a consulta sejam rápidas e que os registros sejam acessíveis aos responsáveis por vendas, execução e controle. Na última parte desta série de artigos trataremos da atualização dos registros para que sejam sempre relevantes para o negócio. Até lá! Anterior Gestão Anterior Página de Conteúdo Gestão Próximo Próximo

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GESTÃO Lições Aprendidas: Ah! Se soubéssemos o que sabemos… Parte 3 Onde nascem as lições​ Elaborado por Gilberto Peverari em 16/03/2020 Vimos, nos artigos anteriores, A dor do esquecimento e Identificação de uma lição, como uma base de dados com experiências válidas pode nos auxiliar a lidar mais rapidamente com problemas já enfrentados por alguém. Trataremos, neste artigo, como obter as informações relevantes para enfrentar mais assertivamente as situações que nos ocorram. O primeiro passo é ter acesso ao conhecimento, mesmo que não esteja formalmente expresso, proveniente de experiências vividas durante a execução de atividades da função. Sendo o executor, pela prática, o maior especialista naquelas rotinas, ele tem muito a contribuir e a ensinar. Considerando-se que a melhor tática é a coleta regular das contribuições, apresentaremos algumas sugestões neste sentido. O mais importante a se ter em mente ao conduzir este processo é que não se está procurando um culpado ou responsável por alguma falha e isso deve ficar claro a todos os envolvidos e ser, realmente, tratado desta forma. Caso contrário, ou a iniciativa não durará muito ou, se for definida como obrigatória, as questões abordadas serão somente aquelas superficiais, que não agregarão muito aos resultados. E, se não ajuda a melhorar os resultados, não há por que continuar fazendo, não é? Quando executamos este processo precisamos ter em mãos, basicamente: o que aconteceu; por quê aconteceu; quais foram as consequências e qual é a ação – testada com sucesso –, a ser aplicada em processos futuros. Aproveito para ressaltar que, neste momento, estamos tratando de fatos ocorridos e não suposições ou possibilidades. Possibilidades são tratadas em outro método, que é a Análise de Riscos. Por haver grande inter-relação entre esses dois assuntos, muito provavelmente farei uma série de artigos sobre ela. Voltando às informações coletadas, quanto mais detalhadas forem, mais facilmente a causa do ocorrido será detectada e mais pertinente será a ação definida para a solução. É fácil concluir, então, que se as pessoas que têm informações relevantes sobre o ocorrido participarem do levantamento e da análise, mais efetivas serão as sugestões de melhoria. Tendo já falado sobre as informações a registrar, tratemos, agora, de como obter tais dados, convertendo o conhecimento tácito em explícito, posto que um tempo considerável possa ter transcorrido entre a ocorrência e o relato. Falando dos quatro modos de conversão do conhecimento, temos: a) Tácito para tácito: Valemo-nos da socialização para a transferência de conhecimento. Para isso, podemos realizar reuniões periódicas em que os participantes contem suas experiências e constatações uns para os outros ou alguém pode trazer alguma preocupação ou dificuldade que esteja enfrentando e os demais apresentam boas práticas úteis para a solução de problema semelhante. b) Tácito para explícito: Quando a experiência é registrada em diários, desenhos, artigos ou qualquer outra forma de documentação do conhecimento obtido, não só torna-o mais claro como é possível compartilhá-lo em qualquer tempo ou situação. Os registros de Lições Aprendidas enquadram-se nesta categoria. c) Explícito para Explícito: Trata-se da combinação de diferentes tipos de conhecimento explícito, coletados interna ou externamente à organização, por integração ou complementação, resultando em novos conhecimentos ou conceitos, que podem ampliar sua aplicabilidade. Sendo explícito, é facilmente disseminado dentro da organização. Aqui podemos considerar a consulta às Lições Aprendidas aplicáveis a situações enfrentadas no presente, agilizando a implantação de medidas que minimizem perdas ou intensifiquem ganhos. d) Explícito para Tácito: Ocorre quando o conhecimento é internalizado por meio de sua aplicação prática, passando a ser um ativo da organização. A partir desta assimilação, um novo nível de conversão do conhecimento se inicia. Na quarta parte desta série de artigos abordaremos maneiras de se disseminar as lições coletadas ao longo do tempo, de forma que, sejam elas agradáveis ou desagradáveis, tragam boas perspectivas para o futuro. Até lá! Referência: CHOO, C. W. (1996). The Knowing Organization: How Organizations Use Information to Construct Meaning, Create Knowledge and Make Decisions. International Journal of Information Management, 16, 329-340.  Anterior Gestão Anterior Página de Conteúdo Gestão Próximo Próximo

GESTÃO Lições Aprendidas: Ah! Se soubéssemos o que sabemos… Parte 2 Identificação de uma lição​ Elaborado por Gilberto Peverari em 16/03/2020   Na parte 1 desta série, A dor do esquecimento, foi apresentada a ferramenta denominada “Lições Aprendidas”, que pode ser implementada em seu negócio sem que grande esforço seja despendido. Foi dito, também, que nem tudo o que acontece no transcorrer da existência deve ser categorizado como lição aprendida, no sentido tratado aqui. Tome-se o seguinte exemplo: você abasteceu seu carro em um determinado posto e, pouco tempo depois, notou que o motor começou a falhar. Levou-o ao seu mecânico de confiança e ele, após passar o scanner, constatou a necessidade de fazer a limpeza dos bicos injetores. A causa foi determinada como sendo o combustível e a limpeza consumiu seu tempo e seu dinheiro, o que não compensou a economia ao encher o tanque. Acredito que dificilmente você tornará a abastecer naquele posto e, muito provavelmente, comentará com alguns amigos. Se costumar tomar notas destas recomendações, esta estará entre elas. Para que uma ocorrência possa ser considerada como digna de ter um lugar na base de dados em que acontecimentos pertinentes serão armazenados, é preciso analisar se as circunstâncias que determinaram o evento podem se repetir. Da mesma forma, deve-se avaliar se a solução aplicada foi, realmente, adequada e se pode ser replicada. Vale lembrar que há duas classes de lições: as que trouxeram proveito e mostram como benefícios semelhantes podem ser obtidos e as que foram eficazes para prevenir que situações similares levassem a prejuízos de mesma monta. Os registros das classificadas como positivas devem fornecer condições para serem consideradas como oportunidades de maior receita, por exemplo. Desta forma, havendo possibilidade, é recomendável que façam parte de futuros contratos ou sejam acrescidas ao processo de fabricação. Exemplo: “No ato da entrega, esclarecer o cliente quanto à manutenção do item adquirido para garantir a durabilidade e a qualidade do material por mais tempo, visando valorizar o investimento realizado, oportunidade em que podem ser oferecidos produtos adequados ou serviços periódicos para estender a vida útil da aquisição.” As consideradas como negativas devem servir de alerta para que as condições ou características que levaram a uma perda não estejam mais presentes. Exemplo: “Antes de programar o transporte e o tempo de instalação, consultar o cliente quanto às condições de acesso ao local de destino, verificando a possibilidade de o material ser entregue totalmente montado, para não ter de desmontar e montar, novamente, no momento da entrega.” Procurando deixar mais claro, vamos apresentar, primeiramente, o que uma lição aprendida é:   – Um conhecimento ou entendimento que é adquirido;   – Uma experiência positiva ou negativa;   – Um conceito que seja aplicável a um projeto, processo ou decisão específicos;   – Algo válido, ou seja, baseado em fatos e tecnicamente correto;   – Uma ação capaz de reduzir / eliminar custos e falhas ou reforçar sucessos. E, agora, vamos delimitar seu significado, apresentando o que uma lição aprendida não é:   – Uma teoria ou uma visão;   – Uma ideia sem efetividade comprovada;   – Uma suposição geral ou declaração sem os detalhes necessários;   – Uma estimativa sobre benefícios futuros. Na parte 3 desta série de artigos, veremos como coletar e registrar essas experiências, para que, de fato, gerem benefícios. Até lá!  Anterior Gestão Anterior Página de Conteúdo Gestão Próximo Próximo